Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulma Yükümlülüğünde Güncel Durum 15 Ekim 2025

Bilindiği üzere Tebliğ ile, kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi şirketler Tebliğ’in yürürlük tarihi olan 1 Temmuz 2025 itibarıyla en geç 2 ay içinde, 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilecek yeni şirketler ise kuruluşla birlikte, Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri (anonim şirketler için), Müdürler Kurulu Karar Defteri (limited şirketler için), Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri’ni elektronik ortamda tutmakla yükümlü kılınmıştı.

2. DEĞİŞİKLİK TEBLİĞİ İLE GETİRİLEN YENİLİKLER

• Şirketin zorunluluk kapsamında olması fark etmeksizin yönetim kurulu karar defteri veya müdürler kurulu karar defteri Tebliğ kapsamı dışında bırakılmıştır.

• Elektronik ortamda tutulması zorunlu defterler yalnızca pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak belirlenmiştir.

• Fiziki defter tutmakta iken elektronik defter yükümlülüğü kapsamına giren şirketler için, yönetim kurulu kararı çerçevesinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırma süresi, düzenlemede öngörülen iki aylık süreden altı aya çıkarılmıştır.

3. ELEKTRONİK DEFTERE GEÇİŞ YAPMIŞ ŞİRKETLER VE FİZİKİ DEFTERE DÖNÜŞ İMKANI

Tebliğ hükümleri uyarınca, bir kez elektronik ortamda defter tutmaya başlayan şirketler, normal şartlarda bu defterleri yeniden fiziki ortamda tutamayacaklardır. Ancak, Değişiklik Tebliği yürürlüğe girmeden önce yönetim kurulu karar defterini veya müdürler kurulu karar defterini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler için özel bir düzenleme getirilmiştir. Bu düzenleme ile söz konusu şirketlere, isteğe bağlı olarak fiziki deftere dönüştürme imkânı sağlanmıştır.

Buna göre, fiziki deftere dönüş talebinde bulunacak şirketlerin; elektronik defterin kapatılması ve fiziki deftere geçişe ilişkin bir yönetim kurulu kararı almaları ve bu kararı 1 Ocak 2026 tarihine kadar Ticaret Bakanlığı’na sunmaları gerekmektedir.

Bakanlık tarafından verilen belgeye dayanarak, elektronik defterleri “Elektronik Ticari Defter Sistemi” üzerinden kapatılacak ve şirket, notere başvurarak fiziki defterlerinin açılış işlemini gerçekleştirebilecektir.

Ticaret Bakanlığı’na başvurular aşağıdaki kanallar üzerinden gerçekleştirilebilecektir:

• KEP Üzerinden Başvuru: ticaretbakanligi@hs01.kep.tr adresi kullanılarak, güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgeler ile

• Posta Yoluyla Başvuru: Şirketler, ilgili evraklarını Söğütözü Mah. 2176. Sk. No:63, 06530 Çankaya/Ankara adresine posta aracılığıyla

• E-Devlet Kanalı Üzerinden Başvuru: Elektronik ortamda işlem kolaylığı sağlamak amacıyla e-Devlet üzerinden

• Doğrudan Başvuru: Söğütözü Mah. 2176. Sk. No:63, 06530 Çankaya/Ankara adresine doğrudan başvurarak

İlgili Tebliğe aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz:

https://www.resmigazete.gov.tr /eskiler/ 2025/09/20250920-4.htm